daniel: noviembre 2009

TALLER EVALUATIVO
1) Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora:
a) comprobante de egreso
b) recibos de caja menor
c) títulos valores
d) consignaciones
e) todas las anteriores

2) Son títulos valores expedidos a favor de determinada persona en los cuales se agrega la clausula “a la orden”, son:
a) cheques
b) libranzas
c) letras de cambio
d) a y c
e) todas las anteriores

3) Son comprobantes utilizados para realizar desembolsos o pagos a favor de terceros:
a) comprobantes de egreso
b) letras de cambio
c) comprobante de ingreso
d) todas las anteriores
e) ninguna de las anteriores

4) Indique tres aspectos importantes a tener en cuenta para el archivo de documentos comerciales de una empresa:
1) fecha
2) NIT
3) orden alfabético

5) Mencione tres documentos equivalentes a la factura de venta:
1) tiquetes
2) boletas de ingreso a espectáculos públicos
3) recibos de los peajes

6) Escriba falso o verdadero según el caso:
a) los artículos 617 al 618 del estatuto tributario hacen referencia a requisitos de la factura de venta (f)
b) la solicitud para expedir facturas se debe realizar ante la cámara de comercio (f)
c) No se requerirá la expedición de la factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. (f)
7) De acuerdo a la transacción diligencie: titulo valor o documento que se requiera e identifique y defina que es cruce y endoso.

ENDOSO:
Una cláusula accesoria e inseparable del título, por virtud de la cual el acreedor pone a otro acreedor en su lugar dentro del título, sea con carácter ilimitado o limitado.
CRUCE:
Cruce con dos líneas paralelas trazadas en el anverso, sólo podrá ser cobrado por un banco y se llama "cheque cruzado".

* Se realiza un deposito en el banco xxx del cheque n. 117 del banco Bogota por 2, 800,000 y efectivo por 2, 500,000
* La empresa 66135 S.A con nit 800.230.215-9 realiza el pago de la factura 234 por 8, 500,000 a 66134 Ltda. Con el nit 900.124.125-9.
* La empresa 66135 S.A vende mercancía por 15, 500,000 de contado a DTA S.A con nit 824,138, 940-2
* La empresa 66135 S.A recibe el pago de la empresa DTA S.A, según el cheque del banco colpatria n. 134846
* Sandra cárdenas presta 15, 000,000 a Natalia parís a 3 meses con intereses del 1 por ciento.

8) Según el ejercicio anterior, realice un cuadro indicando las características de cada documento, si son títulos valores nominativos, a la orden o al portador, contables, no contables y cuales so soportes.

TITULOS VALORES
-cheque
-letra de cambio
-pagare
-libranzas

CONTABLES
-recibos de caja
-recibos de consignación
-retiro de caja menor
-factura de compraventa
NO CONTABLES
-remito
-orden de compra
-presupuesto

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Los sistemas de gestión de archivo actuales posibilitan una automatización muy rentable del sistema de archivo, de hecho algunos de ellos han sido diseñados por profesionales de los archivos, pero la gestión de aquellos registros electrónicos que desde un principio no han sido concebidos como tales puede resultar impracticable.
Lo cierto es que, tanto con los sistemas de gestión de archivo "tradicionales" como con los sistemas de gestión electrónica de documentos adaptados, de muchas de las actividades a las que aludíamos al comienzo de este trabajo es muy difícil mantener registro y, por otra parte, es muy complicado que estos sistemas integren los principios y prácticas archivísticas tradicionales y al mismo tiempo se enfrenten a estos "documentos". Y es que el impacto del ciberespacio sobre los sistemas de gestión de archivos es y será enorme.
Durante las dos últimas décadas, los archiveros se han enfrentado a los cambios que representa la tecnología electrónica. Los primeros autores que abordaron el tema y el análisis al producto, creyeron que los archiveros podrían aplicar la teoría y la práctica archivística tradicionales a los documentos en formato electrónico.
Sin embargo, algunos investigadores sostienen que la propia naturaleza de los registros electrónicos y el contexto en que se producen requieren de los archiveros la adopción de nuevas ideas que podrían cambiar, e incluso eliminar, los principios archivísticos tradicionales.
En teoría, la gestión de documentos y archivos, que tradicionalmente ha sido tratada a posterior, debe ser conservada hacia las consideraciones previas de diseño de políticas, sistemas y aplicaciones.

¿QUÉ ES ARCHIVO?

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos, lo define con tres acepciones:
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".
En todas las definiciones se distinguen elementos comunes: el archivo está formado por documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad para cubrir necesidades administrativas para después convertirse en fuentes de información, investigación y difusión, ordenados según fueron creados.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales características de esta estructura son:
• Independencia de las informaciones respecto de los programas
• La información almacenada es permanente
• Un archivo puede ser ascendido por distintos programas en distintos momentos
• Gran capacidad de almacenamiento.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

• Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.
• De Movimientos:
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.
• De Maniobra o Trabajo:
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

Según Sus Elementos

LOS PRINCIPALES ARCHIVOS DE ESTE TIPO SON:

• Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
• Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.
• Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
• De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
• Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
• Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
• Archivos de Maniobra o Transitorios:
• Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

ETAPAS DEL ARCHIVO

• El fondo documental de un archivo atraviesa diversas etapas en función del ciclo de vida de los documentos que lo componen. Este concepto establece que la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). En función de uso y valor a lo largo del tiempo (administrativos, legales, fiscales, evidénciales o histórico), la documentación pasa por diferentes estadios:
• Archivo de gestión o Archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
• Archivo central: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es hipotético. La permanencia en esta fase es de 10 años, aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores pero teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
• Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. La documentación se transfiere desde los archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
• Archivo histórico: la documentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.
• Operaciones Generales Que Se Realizan Sobre Un Archivo

OPERACIONES GENERALES QUE SE REALIZAN SON:

• Creación. Escritura de todos sus registros.
• Consulta. Lectura de todos sus registros.
• Actualización. Inserción supresión o modificación de algunos de sus registros
• Clasificación. Reubicación de los registros de tal forma que queden ordenados según determinados criterios.
• Borrado. Eliminando el total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba.

ENFOQUES GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Los enfoques son:
Enfoque de acceso secuencial:
Se refiere al procesamiento de los archivos de acuerdo con el orden específico.
Enfoque de acceso Directo:
Permite recuperar registros individuales sin leer otros registros del archivo.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se encuentran organizados lógicamente como una
secuencia de registros de varias longitudes diferentes.

Los archivos de registros de longitud fija: son los que almacenan la información en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas.
Los registros de longitud variable: es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o más campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva.

FUNCIONES DE ARCHIVO

La función genérica de un archivo es reunir, conservar y servir
documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas
llevadas a cabo por el personal de archivo:
Organizar la documentación administrativa.
Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
Clasificación de fondos.
Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.
Estas funciones básicas están orientadas para dar servicio, como se
indica en las propias definiciones:
Las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz.
Los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos públicos.
La investigación y difusión cultural, sobre todo para colocar a disposición del solicitante datos del pasado o actuales.